Como realizar melhorias nos processos da sua empresa e começar a lucrar mais

Em qualquer negócio, a oportunidade de melhoria é infinita, inclusive nos condomínios. Com o número de processos ocorrendo, pessoas envolvidas e tecnologia em constante evolução, a otimização de processos é uma forma de ajudar a melhorar sua organização continuamente.

O que é otimização de processos?

A otimização de processos é a prática de aumentar a eficiência organizacional por meio da melhoria de processos. Isso é feito para atingir objetivos de negócios. Embora existam muitas maneiras de implementar a otimização de processos, a essência principal é que você pode reduzir custos e maximizar os resultados. Uma consultoria sistema protheus pode te ajudar a obter esses resultados mais rápidos.

Dessa forma, a  otimização dos processos de negócios  é uma ferramenta quantitativa que auxilia na melhor tomada de decisões. Existem três locais organizacionais fundamentais onde a otimização pode ser alcançada, incluindo:

Otimização do equipamento –  ajuda a verificar se as ferramentas existentes estão sendo usadas de maneira otimizada. Isso também inclui ferramentas tecnológicas e garantia de que os dados sejam precisos e úteis. Aqui, as empresas podem descobrir gargalos a serem corrigidos. 

Procedimentos operacionais – os  procedimentos e processos variam de acordo com as pessoas que trabalham, o dia e muito mais. Uma das melhores maneiras de otimizar os procedimentos operacionais é  usar a automação . Ao implementar a automação para melhorar os processos, todos devem estar na mesma página. 

Otimização de controle –  muitos loops de controle gerenciam um aspecto de um processo dentro de uma empresa. Se cada loop de controle não estiver em sua configuração ideal, isso causará um impacto negativo em toda a cadeia de eventos. 

O processo de otimização dos controles pode reduzir significativamente os custos gerais e maximizar a produção. 

Embora a otimização de processos de negócios tenha nuances para cada tipo de negócio, ela continua sendo um aspecto do gerenciamento de processos de negócios (BPM). Aqui estão alguns exemplos comuns de otimização de processo:

• Remover redundâncias
• Melhorar a comunicação 
• Mudanças de previsão
• Otimize os fluxos de trabalho 

Os benefícios da otimização de processos

Junto com o aumento dos resultados financeiros e a redução dos custos, a otimização do processo traz uma infinidade de benefícios. Muitos benefícios de otimização de processo são obtidos por meio do recrutamento de ferramentas de automação de software. Essas ferramentas de automação podem ajudar a alcançar os seguintes benefícios:

Conformidade –  quando os processos estão no seu melhor, eles cumprem os regulamentos da indústria. Eles também podem ajudar a reduzir o risco de conformidade. Por exemplo, o setor financeiro é fortemente regulamentado. A quantidade de dados que entram e saem das empresas deve ser protegida no nível mais alto. Além disso, os registros financeiros devem ser precisos. 

Ferramentas podem ajudar a reduzir o risco de conformidade,  pois as trilhas de auditoria são registradas rapidamente. Além disso, existe o controle de acesso para que, quando as informações forem alteradas, haja um registro do que foi alterado. Essa documentação está bloqueada para edição e, portanto, verificada.  

Qualidade –  A qualidade do trabalho e dos resultados é aprimorada por meio da otimização do processo. Desde a simplificação dos fluxos de trabalho até o aumento da transparência, a qualidade dos resultados é aprimorada durante o processo. 

As ferramentas de automação podem ajudar no mapeamento de processos, removendo a dependência crítica de pessoal e removendo erros de dados, eliminando o trabalho de processo manual de baixo valor.

Consistência – as  organizações podem manter vantagens competitivas quando permanecem consistentes em suas saídas e fluxos de trabalho. Consistência é a chave para a retenção de clientes. A otimização do processo pode resolver essa limitação de consistência. As ferramentas de automação também ajudam nisso porque os processos se tornam automatizados. Quando são automatizados, diminuem qualquer interação humana ou flutuações. 

Visibilidade –  Outro benefício essencial da otimização do processo é maior clareza e transparência. Conforme observado acima, a maioria dos processos possui controles. Como os funcionários não trabalham isolados uns dos outros, muitas vezes há partes do processo que são gerenciadas por pessoas diferentes. Por meio do mapeamento de processos e da análise de como os fluxos de trabalho acontecem, as pessoas ficam a par das responsabilidades de seus colegas. Dessa forma, maior visibilidade e responsabilidade podem ser mantidas. 

Racionalização – Os  gargalos são oportunos, caros e podem causar rotatividade de funcionários e perda de clientes. Quando você pode agilizar os negócios, pode evitar gargalos e dependências críticas de pessoas. Por exemplo, com ferramentas de automação, você pode inserir um processo como reconciliações de contas no sistema. Então, em vez de ter que esperar por aprovações ou entrada de dados, o software fará o trabalho para você e garantirá que qualquer pessoa que precise ver os relatórios receba automaticamente as informações de que precisa para encerrar o processo. 

5 etapas para otimização de processos

Para iniciar a otimização de processos em sua empresa, siga estas cinco etapas: 

1. Identifique / mapeie

Para saber o que você tem que melhorar, primeiro você deve identificar os locais de melhoria. Você pode usar o mapeamento de processos para fazer isso. Enquanto delineia processos, você pode utilizar sua equipe e aqueles envolvidos nas operações diárias para ajudar a identificar onde existem desafios. Você deve se concentrar em um problema de cada vez. 

2. Repensar

Otimização de processos de negócios Você pode ter tudo de que precisa para implementar mudanças. Isso pode exigir apenas um repensar ou uma solução criativa de problemas. Se você descobrir que estão faltando ferramentas que podem ajudar a resolver o problema, considere adicionar à sua pilha de ferramentas. Embora esse seja um custo inicial, você pode defender os benefícios estendidos que vêm junto com a mudança. 

3. Analisar

Planeje o processo “ser”. Você desejará desenvolver um plano de ação que descreva os limites, defina objetivos e estabeleça uma equipe que será responsável pela implementação da mudança. Ao mesmo tempo, você deve descrever como medirá o sucesso definindo KPIs (indicadores-chave de desempenho). 

4. Automatizar

Automação é provável que entram em jogo quando você está otimizando processos. Isso ocorre porque é uma das melhores maneiras de reduzir custos e melhorar a eficiência. Você pode usar a automação para gerenciar tarefas repetitivas e demoradas. Com a automação das tarefas de entrada de dados, por exemplo, você notará uma diminuição nos erros que costumam ocorrer nas mãos de humanos. O software de automação comercial pode ajudar a: manter registros, armazenar dados, combinar dados, enviar notificações, rastrear registros e muito mais. Fluxos de trabalho automatizados também ajudam a aumentar a satisfação dos funcionários, pois eles são removidos das tarefas de baixo nível e podem se concentrar em vez de deveres analíticos de alto nível. 

5. Monitorar

Otimização do processo Isso significa que, após qualquer alteração ou otimização, ela deve ser rastreada e monitorada quanto ao sucesso ou quedas. Uma maneira de monitorar facilmente os processos com ferramentas de automação é confiar em  relatórios e painéis em tempo real.