Principais estratégias de como fazer um bom planejamento para a gestão de um condomínio

A organização no ambiente condominial é muito importante para manter a harmonia entre os moradores e a qualidade do local, bem como atrair novos moradores. Uma maneira de conseguir isso é desenvolvendo um bom planejamento condominial.

Isso ocorre porque esse documento conta com todas as estratégias e ações que serão realizadas durante a gestão do síndico, seja este morador ou profissional, contribuindo para melhorias de infraestrutura e organização de processos e normas.

Assim, o plano permite que o síndico organize todas as questões relacionadas a administração das contas, manutenções, caça vazamentos e segurança do prédio.

Independentemente do tamanho do condomínio é muito importante que o gestor condominial tenha em mente estratégias para conseguir cuidar do imóvel com eficiência.

O síndico trabalha na gestão de condomínio e é tão importante quanto um CEO em uma empresa. 

Sendo assim, investir em bons hábitos e dedicar tempo para desenvolver o planejamento para o gerenciamento é o caminho para conquistar excelentes resultados.

Como desenvolver o plano de gestão para condomínio?

A elaboração do planejamento é algo que exige tempo para pensar nas melhores soluções e estratégias que contribuam para o gerenciamento, otimização de gastos, redução de custos e melhorias para o empreendimento. 

Assim, o plano pode envolver ações para o marketing, finanças, segurança, entre outros assuntos, até mesmo para atrair novos moradores. 

Deste modo, um bom plano de ação deve conter diferentes informações, metas e planos de ação. Alguns desses dados são:

1. Análise da situação do condomínio

O primeiro passo é entender a atual situação financeira, segurança e estrutura física do imóvel. Verificar a qualidade da comunicação também é importante, pois este detalhe pode impactar nos relacionamentos.

Desenvolver pesquisas de opinião entre os moradores e funcionários, por exemplo, são formas de entender quais as insatisfações, problemas e ideias que as pessoas têm para implementar soluções eficientes.

Este questionário pode ser elaborado pessoalmente, em reuniões e atas, ou em um software específico de administração de condomínio.

Os gestores podem, por exemplo, utilizar estratégias de marketing digital.

Isso porque essa é uma excelente maneira de conquistar novos clientes que podem se tornar moradores. 

A principal função do marketing digital no processo de gerenciamento de condomínios é aumentar a visibilidade, ou seja, empresas administradoras podem utilizar este método para angariar, prospectar e fidelizar seus clientes.

1. Estabelecimento de metas e objetivos

Após obter os resultados das pesquisas, os profissionais de gestão e síndicos podem destacar os problemas mais urgentes e, assim, definir objetivos e metas para curto, médio e longo prazo que visam resolver a situação.

Com isso, o orçamento correto para cada ação também pode ser delimitado, bem como o planejamento de melhorias complementares e especificar os prazos em que deverão ser entregues.

1. Divulgação do planejamento em assembleias

Mostrar o plano de ação aos moradores nas assembleias, reuniões que devem ser feitas periodicamente, é o modo do síndico divulgar para as pessoas o que pretende realizar, o andamento dos projetos e os custos envolvidos, principalmente se envolverem aumentos em valores de condomínio.

Com isso, os condôminos também podem votar se concordam ou não com as mudanças que serão implementados, além de conversar sobre o planejamento de forma clara, para que todos se organizem e saibam o que esperar no decorrer dos meses.

Aposte nas vantagens das redes sociais

Que as redes sociais estão muito presentes na vida das pessoas isso não é novidade. 

Isto posto, utilizar as redes e sites para fazer as enquetes para melhorias, promover conversas síndico-morador de forma direta, além de facilitar o envio de documentos de modo rápido, evidenciando os diferenciais do prédio – por exemplo – para atrair novos moradores e tornar a convivências ainda melhor.

As plataformas Ads, por exemplo, podem ajudar as empresas administradoras de condomínio a divulgarem melhor os seus serviços, criando anúncios para chamar a atenção do público e obter novos clientes para realizar uma gestão de qualidade.

O Instagram Ads é uma ótima ferramenta que permite criar propagandas em formato de vídeo, fotos ou carrossel. 

Os materiais podem ser postados nos stories ou no feed do perfil e as vantagens desta plataforma são:

• Aumenta os cliques no site institucional;
• Proporciona mais visibilidade;
• Melhora as vendas;
• Contribui positivamente para o marketing;
• Ótimo custo-benefício.

Estes são apenas alguns dos benefícios que a ferramenta Ads proporciona para o gerenciamento do condomínio.

O Google Ads e Facebook Ads são outras opções que podem ser utilizadas para aumentar o engajamento da administradora e para usá-los adequadamente é preciso contar com especialistas para administrar as redes e auxiliar em como funciona o Facebook Ads, visto que esse suporte contribui para o gerenciamento de outras redes da plataforma Facebook.

Com um sistema simples e muito intuitivo, é possível criar anúncios com vários formatos e mídias diversificadas. Tem custo baixo, permite mensurar os resultados, melhora a interação com o público, entre outros ganhos positivos. 

Importância de manter os documentos em ordem

O síndico deve se preocupar em manter os documentos do imóvel organizados, principalmente o que envolve questões legais, como:

• Notas fiscais de produtos e serviços;
• Registros de atas das assembleias;
• Alvará de funcionamento;
• Contratos de serviços terceirizados;
• Auto de vistoria do Corpo de Bombeiros;
• Comprovante de dedetização;
• Atestado de inspeção elétrica;
• Certificado de limpeza das caixas d’água e de gordura.

Estes documentos devem estar sempre organizados, pois, em casos de emergência, a documentação e burocracias estarão organizadas para prestação e organização, contribuindo para a resolução do caso. 

Em momentos de dúvida, procurar uma assessoria jurídica pode ajudar.

Considerações finais

Elaborar um bom planejamento de gestão de condomínio e investir nos benefícios de como anunciar no Google Ads são ganhos que podem ser agregados ao condomínio, seja com o serviço de um síndico morador ou um profissional de uma administradora experiente em gerenciamento condominial.

Com isso, todo o funcionamento do prédio, das questões legais, financeiras e até de publicidade podem ocorrer de forma mais organizada e eficaz, trazendo novas oportunidades.